Møtebooking i B2B: Forberedelse, spørsmål og eksempel
Book kundemøter med et tydelig formål. Se hvordan dere velger bedrifter, avklarer relevans, foreslår en agenda og følger opp gjennomførte møter.
Innhold
Hva er møtebooking?
Møtebooking er arbeidet med å avtale møter mellom relevante personer for å undersøke et behov eller en mulig leveranse. I B2B omfatter det ofte valg av bedrifter, forberedelse, første kontakt, avklaring av relevans og en konkret avtale om hva møtet skal handle om.
Et godt møte gir begge parter en grunn til å delta. Det bør være klart hvilket spørsmål dere vil avklare og hvem som trenger å være med. Et fullt kalenderskjema er lite nyttig hvis møtene gjelder feil bedrifter eller forventningene er uklare.
Denne guiden er for team som vil organisere egen møtebooking. Dere kan bruke samme kriterier hvis andre hjelper dere med arbeidet: Hva regnes som et relevant møte, hvilke opplysninger skal følge med, og hvem tar ansvar etterpå?
Velg et utvalg med en konkret grunn til kontakt
Begynn med kundegruppen dere kan hjelpe. Avgrens etter relevante forhold som bransje, geografi, størrelse og arbeidsoppgaver. Undersøk bedriftenes nettsider og tilgjengelige opplysninger før dere bestemmer hvem dere skal kontakte.
I Aventra kan dere lagre bedriftsutvalg gjennom prospekteringen og undersøke selskapene i resultatlisten. Bruk det til å forberede spørsmål. Et treff i søket viser at bedriften passer filtrene, men sier ikke at kunden trenger løsningen eller ønsker et møte.
Finn også riktig rolle. En driftssjef, daglig leder og fagansvarlig kan ha ulike deler av behovet. Hvis dere er usikre på hvem som håndterer temaet, er det første spørsmålet å avklare ansvar, fremfor å presentere en ferdig møteagenda for feil person.
Gjør første kontakt kort og relevant
Presenter hvem du er og hvorfor temaet kan være relevant. Spør om personen har anledning til en kort avklaring. Bruk en faktisk observasjon eller en tydelig kundegruppe som bakgrunn; ikke påstå at du kjenner interne problemer du ikke har undersøkt.
Eksemplet under er et forslag til en telefonåpning for en IT-leverandør, og må tilpasses det dere faktisk leverer. Hvis personen ikke har tid, avklar om kontakt på et annet tidspunkt er ønsket. Hvis temaet ikke er relevant eller kontakt ikke ønskes, respekter svaret.
Avklar hva som gjør møtet nyttig
Undersøk nok til at begge parter forstår formålet. Et kort første møte kan være riktig når behovet er uklart, men da bør agendaen nettopp være å undersøke behovet. Ikke beskriv det som en konkret kjøpsmulighet før det finnes grunnlag for det.
Når kunden viser interesse, foreslå et avgrenset utfall. Det kan være å kartlegge dagens arbeidsmåte, undersøke om leveransemodellen passer eller bli enige om hvilke opplysninger som trengs for et tilbud. En generell «presentasjon av oss» gir mindre hjelp til å prioritere tiden.
- Relevans: Hvilket spørsmål eller behov skal møtet undersøke?
- Deltakere: Hvem har kunnskapen og ansvaret som trengs?
- Forberedelse: Hva bør partene ha klart på forhånd?
- Varighet: Hvor mye tid trenger dere til det avtalte formålet?
- Utfall: Hva skal dere kunne ta stilling til etter møtet?
Send en bekreftelse med en enkel agenda
Etter at møtet er avtalt, bekreft tidspunkt, deltakere og formål. Be kunden korrigere agendaen dersom dere har misforstått behovet. Sørg for at den som skal holde møtet, har bakgrunnen fra den første samtalen.
En nyttig agenda kan ha tre deler: dagens situasjon, de viktigste avklaringene og en beslutning om neste steg. Tilpass tidsbruken til saken. Hvis kunden trenger å involvere en kollega, bør det avklares før møtet fremfor etter en lang gjennomgang.
Følg opp gjennomførte møter og kvaliteten på neste steg
Skill bookede, avlyste og gjennomførte møter i oversikten. Se deretter på hvor mange gjennomførte møter som avdekket et relevant behov og førte til en avtalt handling. Det gir et bedre grunnlag for å vurdere arbeidet enn antall kalenderinvitasjoner alene.
I et tenkt eksempel er 12 møter booket, 9 gjennomført og 4 vurdert som kvalifiserte muligheter etter samtalen. Gjennomføringsandelen er 9 / 12 = 75 prosent. Andelen kvalifiserte blant de gjennomførte er 4 / 9, omtrent 44 prosent. Små utvalg må leses sammen med årsakene i sakene.
Noter hva kunden bekreftet, hva som fortsatt er uavklart og hvem som gjør hva videre. I Aventra kan dere samle dette som aktivitet og oppgaver rundt selskapet. Hvis møtene stadig blir irrelevante, undersøk utvalg og forventninger før dere øker antallet.