| Måned | Hovedaktivitet | Start forberedelser | Ansvarlig og ønsket leveranse |
|---|---|---|---|
| Januar | Avklare årets prioriterte kundegrupper | Desember året før | Salgsleder. Velge to grupper og dokumentere hvorfor de passer. |
| Februar | Gjennomgå kunder med avtaleutløp før sommeren | Januar | Kundeansvarlig. Avklare kundens beslutningsdato og avtale neste steg. |
| Mars | Prøve ett avgrenset tiltak mot en ny kundegruppe | Februar | Salgsleder. Vurdere behov, treff og kapasitet før videre innsats. |
| April | Gjennomgå erfaringene fra første kvartal | Mars | Daglig leder. Bestemme hva som skal fortsette, endres eller stoppes. |
| Mai | Planlegge sommerens kundeoppfølging | April | Kundeansvarlig. Avtale kontaktperson og reserve for aktive kunder. |
| Juni | Bekrefte overleveringer før ferie | Mai | Leveranseleder. Kontrollere at åpne saker har eier og neste steg. |
| Juli | Følge opp avtalte leveranser med redusert bemanning | Juni | Vaktansvarlig. Håndtere avtalte saker; ingen ny kampanje i eksemplet. |
| August | Oppdatere høstens prioriteringer | Juni | Salgsleder. Kontrollere kundebehov og tilgjengelig leveransekapasitet. |
| September | Starte dialog om fornyelser ved årsskiftet | August | Kundeansvarlig. Bekrefte frister og beslutningsprosess med aktuelle kunder. |
| Oktober | Lage salgsforutsetninger for neste år | September | Salgsleder. Dokumentere volum, pris og usikkerhet til budsjettarbeidet. |
| November | Avklare neste års kundeaktiviteter og kapasitet | Oktober | Daglig leder. Prioritere aktiviteter som teamet har kapasitet til. |
| Desember | Evaluere året og avtale januararbeidet | November | Daglig leder. Lagre læring og fordele de første konkrete oppgavene. |
Årshjul for bedriften med eksempel og Excel-mal
Lag et årshjul som kobler årets aktiviteter til forberedelser, ansvar og kapasitet. Se et B2B-eksempel og last ned en redigerbar Excel-mal.
Oppdatert · Av Aventra6 min lesetid
Innhold
Hva er et årshjul?
Et årshjul er en samlet oversikt over aktiviteter, frister og milepæler som skal skje gjennom året. Det viser når arbeidet må gjøres og hvordan periodene henger sammen. Et årshjul kan tegnes som en sirkel med tolv måneder eller settes opp som en tabell. Innholdet og sammenhengen mellom aktivitetene er viktigere enn formen.
For en bedrift kan årshjulet samle kundegjennomganger, avtalefornyelser, salgsinnsats, ferieoverleveringer og budsjettarbeid. Det nyttige er å se både når noe skal være ferdig, og når forberedelsene må starte. En fornyelse i desember kan kreve en samtale i september.
Begynn med ett område og et tydelig formål, for eksempel å få bedre oversikt over salg og kundeoppfølging. Et felles årshjul som også rommer alle detaljer om økonomi, personal og leveranse, kan raskt bli vanskelig å bruke.
Last ned årshjul-malen i Excel →
Prosperastiftelsen forklarer årshjul som planleggingsverktøy →
Sett inn fristene før dere velger nye aktiviteter
Hent først frem det som allerede er avtalt: kunders beslutningsdatoer, kontraktsfornyelser, leveranser og interne beslutningsmøter. Bruk den faktiske avtalen som kilde til en frist. Ikke legg inn en standard oppsigelsesfrist for alle kunder hvis kontraktene er forskjellige.
Arbeid bakover fra hver milepæl. Hva må avklares først, hvem må involveres, og hvor mye tid trenger de? Skriv inn starten på forberedelsene som en egen opplysning. «Kundemøte i oktober» er vanskelig å planlegge etter hvis ingen har ansvar for invitasjon og grunnlag i september.
Legg deretter inn ferie, lav bemanning og andre kapasitetsgrenser. Først nå velger dere nye kampanjer eller forbedringer. Hvis to aktiviteter krever de samme menneskene samtidig, må dere flytte noe, redusere omfanget eller skaffe kapasitet før planen vedtas.
Et årshjul for salg og kundeoppfølging
Eksemplet gjelder et fiktivt B2B-tjenestefirma. Det har både løpende avtaler og nye salgsprosesser, og færre folk tilgjengelig i juli. Månedene viser når en hovedaktivitet skjer. Daglig kundearbeid fortsetter ved siden av årshjulet.
Dette er et forslag til arbeidsrytme, ikke en kalender med lovpålagte frister eller en anbefaling om å kontakte alle kunder samtidig. Flytt aktivitetene etter kundenes avtaler og deres egen sesong. En måned kan godt stå uten et nytt hovedtiltak.
Tilpass Excel-malen til deres eget år
Arbeidsboken inneholder en tom mal og det utfylte eksemplet over. Hver måned har felt for hovedaktivitet, start på forberedelser, ansvarlig, ønsket leveranse og en konkret frist eller avhengighet. Skriv inn hvilket år planen gjelder og hvem som eier den.
Fyll først inn faste milepæler. Velg deretter de få aktivitetene som skal få ekstra oppmerksomhet. Bruk leveransefeltet til å beskrive noe teamet kan kontrollere: «avklart behov med kunden» sier mer enn «jobbe med fornyelser».
Filen er en redigerbar tabell med måneder i kronologisk rekkefølge. Legg til flere rader når dere trenger flere aktiviteter i samme måned, og overfør datoene som skal varsles til kalenderen eller oppgavesystemet dere bruker.
La årshjulet vise sammenhengen mellom planene
Årshjulet svarer på når arbeidet skal skje. Salgsbudsjettet beskriver forutsetninger om volum og inntekter. Kommunikasjonsplanen avklarer mottakere, budskap og kanaler. En oppgaveliste fordeler de konkrete handlingene. Dere kan koble disse oversiktene uten å kopiere alle detaljene inn i årshjulet.
Ved en kundesamling kan årshjulet vise arrangementsmåned og når planleggingen starter. Kommunikasjonsplanen viser hvem som skal få hvilken informasjon, mens oppgavene har dato for invitasjon, bestilling og oppfølging. Hvis arrangementet flyttes, må en ansvarlig kontrollere avhengighetene i de andre planene.
Oppdater årshjulet før planen blir utdatert
Bruk en kort månedlig gjennomgang til å se på de neste to til tre månedene. Kontroller om forberedelsene har startet, om kapasiteten fortsatt finnes og om kundens dato har endret seg. Se spesielt etter oppgaver som krever svar fra andre før dere kan gå videre.
Når dere legger inn en ny aktivitet, avklar hva den erstatter eller hvilken ledig kapasitet den bruker. Noter hvorfor noe flyttes eller tas ut. Ved årets slutt blir denne begrunnelsen mer nyttig enn en kalender der alle rutene ser fullførte ut.
Behold årshjulet som felles årsoversikt. Knytt kundens konkrete avtaler, ansvar og neste steg til kundesaken i CRM-et. Da kan dere følge opp en endret beslutningsdato uten å gjøre årsplanen til en kopi av hele kundedatabasen.