CRM-implementering: Fra regneark til felles kundearbeid
Planlegg CRM-implementering i fire trinn. Rydd kundedata, prøv en liten import, avklar ansvar og innfør en rutine teamet faktisk bruker.
Innhold
Bestem hva som skal bli enklere
Et CRM-bytte handler like mye om arbeidsmåter som om data. Før dere flytter noe, beskriv problemene dere vil løse: dobbeltarbeid, uklart kundeansvar, manglende historikk eller oppgaver som blir glemt.
Velg noen få ting dere vil kunne gjøre bedre fra starten. Det gir retning for hvilke opplysninger dere tar med, og hvilke rutiner teamet trenger.
Rydd før dere flytter
Begynn med de aktive kundene og åpne mulighetene. Et gammelt ark kan inneholde kontakter og notater som ingen bruker lenger. Avklar hva som fortsatt er relevant, i stedet for å flytte alt ukritisk.
- Bruk organisasjonsnummer til å skille bedrifter med like navn.
- Se etter duplikater og avgjør hvilken oppføring som er riktig.
- Skill mellom selskapet, kontaktpersonene og åpne oppgaver.
- Avklar hvem som har kundeansvaret.
- Ta vare på originalfilen og velg hvilke opplysninger dere vil importere.
Bli enige om noen få statuser
Hva betyr «prospekt» hos dere? Når regnes en bedrift som kontaktet, og når blir den kunde? Hvis alle bruker ordene ulikt, blir oversikten vanskelig å stole på.
Skriv ned korte definisjoner teamet forstår. Hold oppgavene adskilt fra statusen: En bedrift kan være kunde og samtidig ha en åpen oppgave om et nytt tilbud.
Test med et lite utvalg
Gå gjennom noen bedrifter sammen før dere utvider. Kontroller at selskapsinformasjon, kontakter, ansvar og neste steg gir mening. La en kollega som ikke kjenner kunden fra før prøve å finne frem.
I Aventra finner dere importverktøyet under Innstillinger → Import. Last opp Excel- eller CSV-filen, se over feltkoblingene og kontroller radene før dere importerer. Begynn gjerne med et lite utvalg selskaper og kontakter, og prøv oppfølgingen sammen med teamet.
CRM-implementering i fire gjennomførbare trinn
Trinnene under er en arbeidsrekkefølge, ikke en fast tidsplan. Et lite team med ryddige data kan bruke kort tid; flere datakilder og roller krever mer avklaring. Bestem på forhånd hvem som eier innføringen og hva dere vil kunne gjøre når den første delen er ferdig.
- 1. Velg én arbeidsflyt: For eksempel fra ny henvendelse til avtalt neste steg.
- 2. Rydd et lite utvalg: Kontroller selskaper, kontaktpersoner, duplikater og eiere.
- 3. Prøv import og bruk: La flere i teamet registrere en ekte samtale og finne saken igjen.
- 4. Utvid og kontroller: Flytt flere aktive saker, gå gjennom åpne oppgaver og rett feil i rutinene.
Avtal hva som skal holdes oppdatert
Bestem hvor nye opplysninger skal registreres, hvem som følger opp kvaliteten, og når teamet går gjennom åpne oppgaver. Unngå at både regnearket og CRM-et blir brukt som hovedoversikt samtidig.
En god start er ikke at alle historiske rader er flyttet. Det er at teamet kan finne kundene sine, forstå situasjonen og vite hva som skal skje videre.