Fra regneark til et CRM teamet faktisk bruker

Bestem hva som skal bli enklere

Et CRM-bytte handler like mye om arbeidsmåter som om data. Før dere flytter noe, beskriv problemene dere vil løse: dobbeltarbeid, uklart kundeansvar, manglende historikk eller oppgaver som blir glemt.

Velg noen få ting dere vil kunne gjøre bedre fra starten. Det gir retning for hvilke opplysninger dere tar med, og hvilke rutiner teamet trenger.

Rydd før dere flytter

Begynn med de aktive kundene og åpne mulighetene. Et gammelt ark kan inneholde kontakter og notater som ingen bruker lenger. Avklar hva som fortsatt er relevant, i stedet for å flytte alt ukritisk.

• Bruk organisasjonsnummer til å skille bedrifter med like navn.
• Se etter duplikater og avgjør hvilken oppføring som er riktig.
• Skill mellom selskapet, kontaktpersonene og åpne oppgaver.
• Avklar hvem som har kundeansvaret.
• Ta vare på originalfilen og avtal hvordan dataene skal overføres.

Bli enige om noen få statuser

Hva betyr «prospekt» hos dere? Når regnes en bedrift som kontaktet, og når blir den kunde? Hvis alle bruker ordene ulikt, blir oversikten vanskelig å stole på.

Skriv ned korte definisjoner teamet forstår. Hold oppgavene adskilt fra statusen: En bedrift kan være kunde og samtidig ha en åpen oppgave om et nytt tilbud.

Test med et lite utvalg

Gå gjennom noen bedrifter sammen før dere utvider. Kontroller at selskapsinformasjon, kontakter, ansvar og neste steg gir mening. La en kollega som ikke kjenner kunden fra før prøve å finne frem.

I Aventra kan dere opprette konto og begynne med et lite utvalg kunder. Prøv oppfølgingen og finn ut hvilke opplysninger teamet trenger. Avklar fremgangsmåten for en større overføring før dere endrer eller avvikler systemet dere bruker i dag.

Avtal hva som skal holdes oppdatert

Bestem hvor nye opplysninger skal registreres, hvem som følger opp kvaliteten, og når teamet går gjennom åpne oppgaver. Unngå at både regnearket og CRM-et blir brukt som hovedoversikt samtidig.

En god start er ikke at alle historiske rader er flyttet. Det er at teamet kan finne kundene sine, forstå situasjonen og vite hva som skal skje videre.