Legg e-post inn i CRM-et
Lagre kundens e-post med Videresend som vedlegg. Bruk blindkopi til CRM-adressen når du sender en ny melding.
Oppdatert
Du trenger tilgang til Aventra og et e-postprogram som kan videresende originalmeldinger som vedlegg (.eml). Du velger selv hvilke meldinger som skal lagres. Aventra henter ikke innboksen din automatisk.
I denne veiledningen
Kopier CRM-adressen deres
Åpne Epost i menyen til venstre. CRM-adressen står øverst til høyre, ved siden av Ny epost. Den slutter på @crm.aventra.no.
Klikk på adressen eller kopiikonet for å kopiere den. Bruk adressen som vises i din organisasjon i Aventra, slik at meldingen havner i riktig CRM.
Videresend originalmeldingen som vedlegg
Finn kundens melding i e-postprogrammet ditt. Marker meldingen og velg Videresend som vedlegg. Valget kan ligge i menyen med flere handlinger eller i høyreklikkmenyen, avhengig av e-postprogrammet.
Det åpnes en ny e-post med originalmeldingen som vedlegg. Kontroller at vedlegget er en .eml-fil, og lim CRM-adressen inn i Til-feltet. Send én originalmelding om gangen.
Send e-posten. Aventra leser originalmeldingen inne i vedlegget og lagrer den med den opprinnelige avsenderen, mottakerne, emnet og vedleggene som følger med.
Lagre en e-post du sender
Skriv meldingen i e-postprogrammet ditt som vanlig. Sett kunden i Til og CRM-adressen i Blindkopi eller Bcc. Kunden mottar e-posten, og en kopi sendes til Aventra.
Du kan også klikke på Ny epost i Aventra. Knappen åpner e-postprogrammet ditt med CRM-adressen i blindkopifeltet. Fyll inn mottaker, emne og melding, og kontroller blindkopifeltet før du sender.
Bruk e-postadressen du er registrert med i Aventra når du sender. Da kan meldingen gjenkjennes som en e-post fra deg til kunden.
Se hvilken kontakt og bedrift e-posten knyttes til
For en mottatt e-post bruker Aventra den opprinnelige avsenderen som kontakt. For en e-post du sender med blindkopi, brukes en ekstern mottaker. Har meldingen flere mottakere, knyttes den til én hovedkontakt.
Aventra ser etter en eksisterende kontakt med e-postadressen. Hvis det ikke finnes et treff, kan kontaktens navn brukes. Finnes det ingen kontakt, opprettes en ny med e-postadressen.
Er kontakten knyttet til én bedrift i CRM-et, kan e-posten også knyttes til bedriften. En ny kontakt oppretter ikke en bedrift automatisk. Kontroller derfor kontaktens navn, e-postadresse og bedrift når du tar imot e-post fra en ny kunde.
Åpne e-posten i Aventra
Gå tilbake til Epost i Aventra. Oppdater siden hvis den nye meldingen ikke vises ennå. Listen viser kontaktperson, emne, avsender og mottakere.
Klikk på emnet for å lese meldingen. På e-postens side finner du kontaktinformasjon og eventuell tilknyttet bedrift. Vedlegg som er lagret med meldingen, vises under Vedlegg og kan lastes ned der.
Når e-posten er knyttet til en bedrift, vises den også i bedriftens aktivitet. Bruk dette sammen med kommentarer og oppgaver for å holde oversikt over det dere har avtalt.
Hvis du står fast
E-posten vises ikke i Aventra
Kontroller at du brukte CRM-adressen som står under Epost, og at meldingen er sendt. For en mottatt e-post må originalmeldingen følge med som en .eml-fil via Videresend som vedlegg. Oppdater Epost-siden og se etter en feilmelding i innboksen. Meldinger som bare går mellom brukere i samme organisasjon, lagres ikke som kunde-e-post. Kontakt oss hvis en e-post til eller fra en kunde fortsatt mangler.
Min egen adresse vises som avsender etter videresending
Dette kan skje hvis du brukte vanlig Videresend. Gå tilbake til kundens originalmelding og send den med Videresend som vedlegg, som en .eml-fil. Kontroller avsender og kontaktperson i Aventra etterpå. Kontakt oss hvis avsenderen fortsatt er feil, selv om du brukte riktig vedlegg.
E-posten har ingen tilknyttet bedrift
Bedriften hentes fra kontaktens tilknytning når e-posten legges inn. Åpne kontakten og kontroller at den er knyttet til riktig bedrift før du sender flere meldinger til CRM-adressen. En kontakt uten bedrift kan fortsatt ha e-poster i Epost-listen.
Et vedlegg mangler eller meldingen er for stor
Åpne originalmeldingen og kontroller at vedlegget finnes der. Bruk Videresend som vedlegg, slik at både meldingen og vedleggene inne i den sendes til Aventra. Vedlegg du legger utenfor originalmeldingen, følger ikke nødvendigvis med i den lagrede e-posten. Hvis du får en feilmelding om størrelsen, kontakt oss for hjelp.
Trenger du mer hjelp? Skriv til post@aventra.no.